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I Consulenti del Lavoro, con Approfondimento del 7 dicembre 2023, illustrano gli step che le imprese del settore privato devono seguire per essere compliance rispetto alla nuova disciplina del whistleblowing, con particolare riferimento agli adempimenti necessari per la realizzazione e gestione del canale di segnalazione.

 La Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, con Approfondimento del 7 dicembre 2023, illustra, dal punto di vista operativo, il percorso organizzativo e gestionale che le imprese del settore privato devono seguire per essere compliance rispetto alla nuova normativa che disciplina il c.d. whistleblowing.

In virtù della prossima scadenza del 17 dicembre 2023, termine ultimo fissato dal D.Lgs. 24/2023 per determinate aziende ed enti privati per dotarsi di un idoneo canale interno per la segnalazione delle violazioni, quali sono gli adempimenti necessari per la realizzazione e gestione di tale canale?

Verifica dell’ambito soggettivo

La prima domanda che l’azienda deve porsi è se rientra nel perimetro soggettivo del Decreto ed è, pertanto, tenuta o meno ad applicarlo.

Risultano ad oggi tenuti agli adempimenti whistleblowing le società e altri enti privati che:

• hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• a prescindere dal numero di lavoratori, hanno adottato un modello di organizzazione e di gestione – MOGC;
• a prescindere dal numero di lavoratori e dall’adozione del MOGC, operano nei c.d. “settori sensibili” (ad es. servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente).

Come calcolare il numero dei dipendenti: per il calcolo della media annuale, secondo l’ANAC, occorre fare riferimento all’ultimo anno precedente a quello in corso facendo riferimento al valore medio degli addetti contenuto nelle visure camerali, salvo si tratti di aziende di nuova costituzione per le quali si prende come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura disponibile. Il conteggio va eseguito “per teste” e non secondo i “valori in ULA – Unità Lavorative per Anno”. Non rientrano nel conteggio i lavoratori interinali.

 La disciplina whistleblowing non si applica a professionisti e STP con meno di 50 dipendenti, nonostante la norma sul punto non sia di immediata lettura e salvo diverse future indicazioni da parte dell’interprete o dell’ANAC.

Istituzione e gestione del canale interno

Se rientrano nell’ambito soggettivo di applicazione, le aziende private devono istituire un apposito canale di segnalazione per la gestione e la trasmissione delle informazioni e introdurre strumenti per la tutela dei segnalanti.

Il canale interno deve garantire:

• la riservatezza sull’identità del segnalante e di eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione e del contenuto della segnalazione;
• l’efficacia della segnalazione stessa.

Istituzione del canale
L’azienda deve: dotarsi di una piattaforma informatica in grado di crittografare i flussi informativi e garantire la riservatezza in entrata delle segnalazioni; individuare uffici o singole risorse (debitamente formate, anche in materia di privacy) responsabili della gestione delle segnalazioni ricevute; predisporre un apposito atto (richiamato o contenuto nel MOG per le imprese dotate di tale strumento) da sottoporre alle rappresentanze od organizzazioni sindacali	L’azienda si rivolgerà a una software house o ad aziende altrimenti specializzate per la fornitura di software o la messa a disposizione di piattaforme telematiche atte a rispettare i parametri di legge sulla integrità e riservatezza dei flussi informatici
Informazione del canale
Le informazioni che necessariamente devono essere fornite dall’azienda riguardano: le specifiche modalità di utilizzo del canale, sia per quanto riguarda la forma scritta che orale; la chiara indicazione che è onere del segnalante specificare se vuole mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste dal decreto legislativo in caso di ritorsioni. Se il segnalante nulla dice in merito la comunicazione verrà considerata come segnalazione ordinaria
Gestione del canale
La gestione delle segnalazioni potrà essere affidata dall’azienda: a una “persona interna” all’azienda o ad un apposito ufficio, sempre interno, composto da personale dedicato alle segnalazioni; ad un soggetto esterno
Il gestore, in caso di segnalazione qualificata, attua le seguenti condotte ed attività: 1.    rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione; 2.    avvia e mantiene le interlocuzioni con il segnalante, attraverso cui può anche richiedere chiarimenti, documentazione a comprova e quant’altro occorra per valutare, tra l’altro, se il segnalante rientra tra i soggetti tutelati dal decreto legislativo, se il contenuto della segnalazione è coperto dalla disciplina whistleblowing, nonché l’attinenza della segnalazione con il contesto lavorativo; 3.    valuta in via preliminare la non manifesta infondatezza della segnalazione, il fatto che quanto segnalato non sia già di dominio pubblico, il fatto che l’informazione resa dal segnalante non derivi unicamente da indiscrezioni o voci di corridoio; 4.    dà seguito alle segnalazioni ritenute procedibili e rilevanti e intraprende le opportune azioni per valutare l’effettiva sussistenza del fatto segnalato e le risultanze delle indagini nonché le eventuali misure adottate, quali la trasmissione della segnalazione agli uffici, organi o Autorità competenti ai fini dell’instaurazione dei dovuti procedimenti disciplinari, civili o penali; 5.    in ogni caso fornisce sempre riscontro alla persona segnalante, comunicandogli informazioni circa il seguito che si è dato o si intende dare alla segnalazione

Gestione del canale in outsourcing

La possibilità di affidare in outsourcing la gestione del canale interno rappresenta – tra le previsioni introdotte dal Decreto – quella che probabilmente genera maggiori problematiche interpretative in sede di concreta applicazione.

Occorre precisare la differenza tra:

• esternalizzazione della predisposizione dello strumento telematico che consente la riservatezza della segnalazione – piattaforma telematica;
• affidamento all’esterno della gestione delle segnalazioni.

Nel primo caso, l’unica problematica prevedibile è quella della corretta individuazione e contrattualizzazione del gestore del sistema telematico, che dovrà presentare le opportune garanzie di affidabilità e che, però, sarà responsabile unicamente per la corretta criptazione e riservatezza della segnalazione e del funzionamento del sistema di comunicazione.

Nel secondo caso, il gestore esterno non si limiterà a garantire la riservatezza nella trasmissione della segnalazione, ma dovrà porre in essere attività gestionali e valutative sulla segnalazione i cui effetti ricadranno però direttamente in capo all’azienda affidataria, che resterà unico soggetto obbligato nei confronti del segnalante e dell’ANAC, pur conservando nei confronti del gestore esterno un diritto di rivalsa.

Sanzioni

L’istituzione del canale di segnalazione interno e la sua gestione in conformità alla norma costituiscono per l’azienda un dovere il cui inadempimento è sanzionato con sanzioni erogate da ANAC e comprese tra € 10.000 e € 50.000.

redazione Giuffrè Editore

Fonte: Approfondimento CdL 7 dicembre 2023