La posta elettronica aziendale a uso esclusivo a un dipendente

L’Autorità Garante della protezione dei dati personali si è recentemente pronunciata (provvedimento del 4 dicembre 2019, n. 216) con riferimento ad un caso che si verifica spesso nelle realtà aziendali.

Il problema è quello della posta elettronica in arrivo su casella con dominio aziendale, ma account individuale, intestato al lavoratore il cui rapporto sia cessato (lavoratore@azienda.it).

E’ evidente in questi casi l’interesse aziendale a monitorare la posta, onde evitare di perdere contatti commerciali in corso, o comunque avere contezza di messaggi che, per il tramite del lavoratore, sono pur sempre (in linea di massima) destinati all’organizzazione aziendale.

Il Garante ha dichiarato illegittima la prassi consistente nel mantenere aperto per un lungo periodo (nel caso, oltre un anno e mezzo) l’account intestato al lavoratore dopo l’interruzione del rapporto, con l’adozione di meccanismi di reindirizzo automatico ad altri lavoratori presenti negli uffici.

Il Garante ha contestualmente chiarito che, salvo casi eccezionali e per periodi molto brevi, il datore di lavoro deve chiudere immediatamente l’indirizzo di posta elettronica assegnato in uso esclusivo al dipendente (onde tutelare i contenuti della posta pervenuta al suo indirizzo ed impedirne la visione ad altri), prevedendo altri meccanismi di tutela aziendale, quali l’inoltro automatico ai mittenti con avvertimento recante, tra l’altro, l’avvenuta chiusura dell’account e l’indicazione di altro indirizzo al quale riferire la posta aziendale. Misure cioè idonee a contemperare gli interessi aziendali con il diritto alla riservatezza del lavoratore.

Tali misure devono essere previste e rese note al lavoratore nell’informativa ai sensi dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, pena, in caso contrario, oltre alla violazione in sé del comportamento evidenziato, l’inutilizzabilità dei dati raccolti: basti pensare ai casi in cui si scopre, proprio tramite la posta, l’infedeltà del dipendente il cui rapporto sia cessato.

Francamente, l’orientamento del Garante desta non poche perplessità, trattandosi (non dimentichiamolo) di posta elettronica aziendale, sia pure assegnata in uso esclusivo ad un lavoratore.

Evidentemente, oltre all’opportuna previsione – nei regolamenti interni e nell’informativa – che “l’indirizzo di posta elettronica con dominio aziendale è fornito esclusivamente per motivi di lavoro”, può essere utile (ove possibile) assegnare indirizzi di posta aziendale in uso – e visibili – ad un gruppo di lavoratori (ad esempio, ufficiocommerciale@azienda.it).

Articolo a cura di avv. Stefano Ferrante dello studio associato De Martini – Ferrante