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Il prospetto informativo disabili è una dichiarazione con cui i datori di lavoro soggetti alle disposizioni della legge 12 marzo 1999, n. 68 comunicano: il numero complessivo dei lavoratori dipendenti; il numero e i nominativi dei lavoratori computabili nella quota di riserva; i posti di lavoro e le mansioni disponibili per i lavoratori in condizioni di disabilità e/o appartenente alle altre categorie protette; eventuali convenzioni per l’assunzione o concessioni di esonero o compensazioni territoriali ottenute. Si ricorda che i datori di lavoro sono obbligati all’assunzione di soggetti in condizioni di disabilità in base alle proprie dimensioni: in dettaglio, sono tenuti all’assunzione di un disabile se occupano da 15 a 35 dipendenti; di 2 disabili se occupano fra i 36 ed i 50 dipendenti e il 7% del personale computabile se occupano oltre 50 dipendenti (per questi ultimi, in aggiunta, un lavoratore o l’1% tra orfani e coniugi superstiti di deceduti per causa di lavoro, di guerra o di servizio e soggetti equiparati se occupano rispettivamente da 51 a 150 dipendenti e da 151 dipendenti). Il raggiungimento delle diverse soglie di organico aziendale fa sorgere l’obbligo di inviare la richiesta di assunzione entro 60 giorni, ma non anche l’obbligo di inviare il prospetto informativo, da trasmettere esclusivamente entro il 31 gennaio dell’anno successivo.

Per i datori di lavoro privati il prospetto non va inviato tutti gli anni, ma solo se, rispetto all’ultimo invio, vi sono stati cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva. Le amministrazioni pubbliche devono invece inviare il prospetto informativo ogni anno. Deve inoltre inviare il prospetto informativo anche in assenza di cambiamenti nella situazione occupazionale aziendale, l’azienda: con compensazioni infragruppo, nel cui caso il prospetto può essere trasmesso dalla capogruppo autorizzata dalle aziende del gruppo; che ha ottenuto la sospensione degli obblighi occupazionali (Ministero del lavoro, nota n.16522 del 12 dicembre 2013).

Il datore di lavoro deve calcolare l’organico aziendale al 31 dicembre dell’anno precedente a quello di presentazione del prospetto informativo: dunque per il prospetto informativo disabili 2025, l’organico va calcolato al 31 dicembre 2024. Il datore di lavoro deve computare tutti i lavoratori assunti con contratto di lavoro subordinato, ivi compresi i lavoratori che prestano il lavoro in modalità agile (smart working). I lavoratori a tempo pieno rappresentano una unità; i lavoratori a tempo parziale sono conteggiati in proporzione all’orario di lavoro osservato al 31 dicembre dell’anno precedente quello di presentazione del prospetto (31 dicembre 2024, per il prospetto 2025). Esempio: Se durante il 2024 il lavoratore ha variato l’orario di lavoro, per esempio, trasformando l’orario da pieno a part-time? Il lavoratore va computato in base all’orario posseduto al 31 dicembre 2024. I lavoratori intermittenti sono computati in proporzione all’orario di lavoro effettivamente svolto nell’arco di ciascun semestre. Sono invece esclusi dalla base di computo: i lavoratori disabili assunti obbligatoriamente ai sensi della legge 12 marzo 1999, n. 68; i lavoratori disabili non assunti tramite collocamento mirato, ma con riduzione della capacità lavorativa pari o superiore al 60% o minorazioni ascritte dalla 1° alla 6° categoria di cui alle tabelle annesse TU in materia di pensioni di guerra o con disabilità intellettiva e psichica, con riduzione della capacità lavorativa superiore al 45%, accertata dagli organi competenti; lavoratori divenuti inabili allo svolgimento delle proprie mansioni a seguito di infortunio o malattia professionale e che abbiano subito una riduzione della capacità lavorativa in misura pari o superiore al 60%, fatti salvi i casi di riduzione determinata da violazione delle norme in materia di salute e sicurezza da parte del datore di lavoro, accertata giudizialmente; lavoratori divenuti invalidi successivamente all’assunzione per infortunio sul lavoro o malattia professionale, qualora abbiano acquisito un grado di invalidità superiore al 33%, e sempre a condizione che non sia dovuta a violazione, da parte del datore di lavoro delle norme in materia di sicurezza ed igiene del lavoro, accertata in sede giudiziale; lavoratori assunti con contratto a termine di durata inferiore a 6 mesi; dirigenti; soci di cooperative di produzione e lavoro; lavoratori con contratto di somministrazione presso l’utilizzatore; lavoratori a domicilio; lavoratori inviati all’estero; tirocinanti e stagisti; apprendisti; telelavoratori; lavoratori impiegati in attività socialmente utili; lavoratori acquisiti per passaggio di appalto; categorie protette (art. 18, comma 2, legge n. 68/1999) Sono da considerarsi, inoltre, esclusi dalla base di computo altre gure relative a settori specifici quali il settore dell’edilizia e del trasporto aereo, marittimo e terrestre.

Il prospetto informativo disabili va inviato esclusivamente per via telematica entro il termine perentorio del 31 gennaio 2025, utilizzando il servizio informatico regionale competente. Il Ministero del Lavoro mette a disposizione un sistema sussidiario, da utilizzare nel caso di mancata attivazione dei sistemi informatici regionali. Il datore di lavoro può inviare il prospetto direttamente o per il tramite di un soggetto abilitato.

Il datore di lavoro che non invia il prospetto informativo nel termine perentorio o lo trasmette con strumenti diversi rispetto a quelli consentiti è passibile di una sanzione amministrativa di importo pari a 702,43 euro, maggiorata di 34,02 euro per ogni giorno di ritardo dal giorno successivo al 31 gennaio e fino ad un massimo di 365 giorni per ciascun prospetto informativo omesso